Учет стажа работников
В статье описан процесс автоматизации учета стажа сотрудников организации, в конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины», редакция 1.2.
Учет стажа работы в конфигурации ведется автоматически, то есть все документы, выполняющие на какие-либо расчеты в зависимости от стажа, определяют длительность стажа от даты приема в организацию.
Стаж работы учитывается в разрезе видов стажа. Вид стажа выбирается из справочника «Виды стажа» (Рис. 1).
Рисунок 1 – справочник «Виды стажа»
Справочник «Виды стажа» может быть дополнен пользователем самостоятельно и содержит предопределенные элементы:
- «Общий трудовой стаж»;
- «Страховой стаж для больничного».
Прогрессивная шкала использования данных о стаже храниться в периодическом (до месяца) независимом регистре сведений «Шкала выслуги лет» (Рис. 2).
Рисунок 2 – регистр сведений «Шкала выслуги лет»
Регистр сведений «Шкала выслуги лет» в конфигурации изначально заполнен, при необходимости информацию можно изменить и дополнить для созданных пользователем видов стажа.
При создании нового элемента справочника «Виды стажа» можно установить признак того, что данный вид стажа является льготным (спецстаж).
В этом случае в реквизите «Основание льготного стажа» следует указать код льготного стажа (Рис. 3).
Рисунок 3 – создание нового элемента справочника «Виды стажа»
Для ведения учета льготного стажа, в первую очередь, необходимо определить, какие основания для учета льготного стажа существуют на предприятии, и внести их в специальный справочник «Основания льготного стажа».
Наличие такого справочника-классификатора в конфигурации дает возможность автоматизировать выбор основания для учета.
При заполнении справочника «Основания льготного стажа» можно воспользоваться функцией подбора из классификатора, который заполнен в соответствии с приложением 3 Порядка № 435 от 04.14.2015 г. (Рис. 4).
Рисунок 4 – создание элемента справочника «Основания льготного стажа» методом подбора из классификатора
При создании нового элемента справочника с установленным флагом «Льготный стаж» код льготного стажа выбирается из справочника и указывается в реквизите «Основания льготного стажа» (Рис. 5).
Рисунок 5 – выбор основания льготного стажа из справочника «Основания льготного стажа»
Учет спецстажа (льготного стажа) ведется для корректного формирования отчетности.
Перечень рабочих мест, работа на которых засчитывается в специальный стаж, фиксируется документом «Аттестация рабочих мест для учета спецстажа» в регистре сведений «Рабочие места для учета спецстажа» (Рис. 6).
Рисунок 6 – документ «Аттестация рабочих мест для учета спецстажа»
Расчет спецстажа выполняется документом «Расчет спецстажа работников организаций» (Рис. 7) и фиксируется в регистре сведений «Спецстаж работников организаций».
Рисунок 7 – документ «Расчет спецстажа работников организаций»
Обратить внимание!
Если учет продолжительности стажа ведется в сменах или часах, то расчет продолжительности спецстажа необходимо проводить после начисления заработной платы за отчетный месяц. Если учет стажа ведется в календарных днях — расчет может быть проведен не зависимо от начисления заработной платы.
Ввод информации о стаже
В конфигурации предусмотрена возможность учета сведений о стаже работника до начала его работы в организации. Данная информация хранится в регистре сведений «Начальные сведения о стаже работников организации».
Данные о стаже могут быть внесены в конфигурацию:
- Из формы элемента справочника «Физические лица», по кнопке «Стаж» (Рис. 8).
Рисунок 8 – ввод информации о стаже в карточке элемента справочника «Физические лица» - Непосредственно в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» (Рис. 9).
При добавлении записи по сотруднику выбирается вид стажа, а также указываются даты для расчета величины стажа. Стаж исчисляется в годах, месяцах и днях.
Рисунок 9 – ввод информации о стаже сотрудника в регистре сведений «Начальные сведения о стаже работников организации»
Ввод информации о страховом стаже
Информация о страховом стаже работника по данным реестра застрахованных лиц ПФУ вносится документом «Ввод сведений для расчета страхового стажа».
В шапке документа указываются сотрудник и период страхового стажа. Страховой стаж в табличной части документа может быть введен как помесячно, так и итоговыми значениями за каждый год.
Введенные данные используются для расчета общего страхового стажа и стажа за 12 месяцев в документе «Начисление по больничному листу» и в дальнейшем отражаются в документе «Заявление-расчет в ФСС».
Важно!!!
Данные о начальном страховом стаже сотрудника следует вносить не на дату приема на работу, а на дату до самого раннего периода из реестра ПФУ (по данным документов «Ввод сведений для расчета страхового стажа»). Начальный стаж на более позднюю дату будет проигнорирован при расчете.
При расчете стажа за неполные месяца, дни неполных месяцев суммируются между собой и делятся на 30 дней (для перевода в месяца).
Т.е., если в одном месяце 15 дней стажа и в другом 16 дней стажа, то общий стаж будет 1 месяц и 1 день.
Пример
Сотрудник Хлебодаров В.П. принят на работу 01 октября 2018 года в организацию «Добро». ПФУ предоставил информацию из реестра застрахованных лиц: за период с 01.01.2004 по 30.09.2018 сотрудник работал:
- в июле 2017 г. – 17 дней;
в августе 2017 г. – 13 дней;
в июне 2018 г. – 18 дней;
в июле 2018 г. – 31 день;
в августе 2018 г. – 31 день.
Согласно его трудовой книжке он также работал еще 2 года (с 31.12.1999 г. по 31.12.2001 г.).
Необходимо внести всю информацию о страховом стаже работника в программу.
После заполнения документа «Прием на работу в организацию» вносится информация о страховом стаже работы согласно реестру застрахованных лиц от ПФУ. Для этого создается документ «Ввод сведений для расчета страхового стажа» (Рис. 10).
Рисунок 10 – документ «Ввод сведений для расчета страхового стажа»
Для внесения информации о страховом стаже до периода, который указан в реестре застрахованных лиц от ПФУ (согласно примеру – до 01.01.2004 г. имеется 2 года стажа) необходимо внести запись в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» с видом стажа «Страховой стаж для больничного» (Рис. 11).
Важно!!!
При вводе информации о стаже работников организации в регистре сведений «Начальные сведения о стаже работников организации» следует указывать актуальное итоговое значение стажа, а не всю историю трудовой деятельности.
Рисунок 11 – внесения информации о страховом стаже до периода, который указан в реестре застрахованных лиц от ПФУ
Важно!!!
В реквизите «ПО» можно заполнить как дату, которая указана как начало периода информации из реестра (согласно примера 01.01.2004) или более раннюю. Если указать дату позже даты начала периода информации из реестра (согласно примера 02.01.2004 и позже) — начальный стаж будет проигнорирован при расчете.
