Использование характеристик, серий, свойств и категорий объектов

Приведенные в статье рекомендации моделировались в конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины», редакция 1.2.

Данная методика применима также для конфигураций «Управление производственным предприятием для Украины», редакция 1.3 и «Управление торговлей для Украины», редакция 2.3.

Для позиций номенклатуры предусмотрен ввод таких параметров как характеристики и серии номенклатуры. Кроме этого, используются понятия «свойства» и «категории».

Свойства и категории могут быть присвоены как позициям номенклатуры, так и другим объектам программы, например, контрагентам или документам.

Порядок рассмотрения вопросов:

• Настройки программы для ведения учета по характеристикам и сериям.
• Характеристики номенклатуры.
• Серии номенклатуры.
• Корректировка серий и характеристик.
• Свойства и категории номенклатуры.
• Анализ информации.

Настройки программы для ведения учета по характеристикам и сериям

Механизм характеристик и механизм серий применяются, если необходимо вести складской учет и физически разделять одну и туже номенклатуру на складах по каким-либо дополнительным признакам.

Ведение складского учета товаров в разрезе характеристик и серий включается опционально, как для конфигурации в целом, путем установки соответствующих флагов настройках параметров учета (Рис. 1), так и для каждой позиции номенклатуры, путем установки флагов в карточке элемента номенклатуры (Рис. 2).

Характеристики номенклатуры

Особенность применения этого дополнительного параметра заключается в том, что одна и та же номенклатура, но с различными значениями характеристик, однозначно идентифицируется в конфигурации как различные объекты складского учета.Для номенклатуры с различными характеристиками ведется отдельный количественный учет и учет себестоимости. Поэтому характеристики товаров используются во всех документах, отвечающих за товародвижение, включая документы, обеспечивающие резервирование товаров, такие как заказы покупателей и заказы поставщикам.

Характеристика товаров − это совокупность параметров. Для каждой позиции номенклатуры определяется свой список параметров, которые будут характеризовать позицию номенклатуры.

Виды параметров, которые будут использованы при описании характеристики товара, обычно известны заранее. Они задаются в разделе «Свойства объектов» Плана видов характеристик (Рис. 3).

В список свойств объектов справочника «Характеристики номенклатуры» включаются все виды параметров характеристик, которые назначаются позициям номенклатуры.

Для того чтобы при вводе конкретных значений по характеристикам в списке присутствовали только те параметры, которые характеризуют данную позицию номенклатуры, при вводе нового параметра следует:

• Задать назначение характеристики, то есть указать, для какого объекта предназначена данная характеристика.
Эта информация вводится на закладке «Назначение свойства» элемента «Свойства объекта». Характеристика определенного вида может быть назначена как для отдельной позиции номенклатуры, так и для группы объектов.

• На закладке «Значения свойств» элемента «Свойства объектов» задать известные значения характеристик.
Например, для вида характеристики «Форма» элемента номенклатуры «Плитка тротуарная» вводятся возможные значения: «Садовая дорожка», «Квадрат», «Пирамида» и так далее.

Количество видов характеристик, которые можно ввести по одному товару, не ограничено. Однако следует придерживаться разумных пределов и вводить в качестве видов характеристик только те виды характеристик, по которым потом планируется получение информации о текущих остатках на складах.

Информация о характеристике товара храниться в справочнике «Характеристики номенклатуры». Информация о новой характеристике может быть введена в него как из справочника «Номенклатура» на закладке «Характеристики», так и в момент оформления поступления товара на склад.

Обратить внимание!
Информация о характеристиках в документе «Поступление товаров и услуг» может быть введена только для тех элементов номенклатуры, для которых в справочнике «Номенклатура» установлен флаг «Вести учет по доп. характеристикам».

Ввод новой характеристики в документе «Поступление товаров и услуг», как и в любом другом документе, в котором предусмотрено заполнение характеристик, производится в графе «Характеристика номенклатуры». При активизации графы «Характеристика номенклатуры» открывается диалоговое окно, в котором показан список доступных видов характеристик для данной позиции номенклатуры (Рис. 4).

В верхней табличной части диалогового окна последовательно вводятся значения свойств характеристик номенклатуры. При вводе значений производится автоматический отбор тех характеристик, которые удовлетворяют введенные значения.

Важно!
Если хотя бы один раз характеристика была зафиксирована, то она обязательно попадет в список, и программа не даст ввести еще одну такую же характеристику для товара.

Если введенной характеристики нет в списке, то нижняя табличная часть диалогового окна будет пустой и появится кнопка «Ввести». При нажатии на кнопку «Выбрать» в верхней панели списка характеристик новая характеристика появится в нижней части списка. С помощью кнопки «Выбрать» в нижнем правом углу диалогового окна информация о характеристике товара перенесется в документ (Рис. 5).

В случае, если товар с характеристиками уже занесен в информационную базу, информацию о характеристике можно ввести путем построчного ввода в графу «Характеристика номенклатуры».

Пример

Предприятием Прогресс ООО приобретены автошины Matador разных размеров (характеристик).

Если в документе на приход автошин в поле «Характеристика» вручную набрать «MP-», то откроется список всех характеристик данного элемента номенклатуры, начинающиеся с этих букв (Рис. 6).

Из этого списка можно выбрать нужную характеристику.

Поскольку по характеристикам товаров ведется оперативный учет остатков на складах, то при реализации товаров существует возможность подбора товаров в разрезе характеристик товаров.

Для вариантов подбора «По остаткам номенклатуры» и «По остаткам и ценам номенклатуры», показ остатков в разрезе характеристик реализован в списке номенклатуры.

При выборе в документе «Реализация товаров и услуг» варианта подбора «По справочнику» остатки в разрезе характеристик номенклатуры можно посмотреть в отдельном диалоговом окне, которое открывается при нажатии на кнопку «Остатки и цены товаров» (Рис. 7).

В случае, если в документ необходимо подбирать один и тот же товар, имеющий различные характеристики, рекомендуется в диалоговом окне подбора установить флаг «Характеристика». При этом информацию о товарах с различными характеристиками можно будет заполнить в отдельном диалоговом окне (Рис. 8).

Серии номенклатуры

Механизм учета по сериям является внутренним разрезом складского учета. То есть понятие «Серия» применяется к некоторому количеству номенклатуры и не является природным свойством самой номенклатуры. Это свойство номенклатура получает в момент поступления на склад.

Серии номенклатуры − это комплексное понятие, которое включает в себя серийный номер, сертификат и срок годности.

В отличие от характеристик номенклатуры, количество параметров в серии номенклатуры строго определенное и изменяться не может.

В конфигурации поддерживается уникальность серийных номеров. Для номенклатуры с различными сериями могут формироваться отдельные партии.

Таким образом, в учете одна и та же номенклатура, оприходованная по разным сериям, выступает как различные элементы номенклатуры.

Серии номенклатуры заполняются в документах товародвижения. Считается, что серия номенклатуры − это элемент складского учета. Серия номенклатуры заполняется в момент поступления или списания товаров со склада. По сериям, так же, как по характеристикам номенклатуры, ведется количественный и партионный учет остатков товаров на складе.

Информация о сериях номенклатуры хранится в справочнике «Серии номенклатуры» подчиненном справочнику «Номенклатура». Обратиться к нему можно по кнопке «Перейти» в командной панели справочника «Номенклатура», установив курсор на нужную номенклатурную позицию (Рис. 9).

Резервирование товаров в разрезе серий производится только для тех договоров покупателей, для которых ведется обособленный учет по заказам покупателей.

Колонка «Серия номенклатуры» становиться видимой в документах «Заказ покупателя», «Корректировка заказа покупателя» и других, если в настройках параметров учета на закладке «Заказы» установлен флаг «Использовать указание серий при резервировании».

В том случае, если на предприятии ведется учет по сериям, то для каждой позиции номенклатуры можно отдельно определить, будет ли вестись по данной позиции учет по сериям.

Если учет по сериям для данной позиции номенклатуры не ведется, то флаг «Вести учет по сериям» в карточке элемента номенклатуры устанавливать не надо.

При отражении поступления товаров на предприятие, в колонку «Серия» документа «Поступление товаров и услуг» вводиться информация о его серийном номере, номере сертификата и так далее (Рис. 10).

Информация о сериях номенклатуры заносится в подчиненный справочник «Серии номенклатуры», который вызывается из колонки «Серия» в документе.

При отражении отгрузки товаров информация о сериях также может быть внесена в документ «Реализация товаров и услуг» вручную.

Поскольку по сериям товаров ведется оперативный учет остатков на складах, то при реализации товаров существует возможность подбора остатков в разрезе серий.

Для вариантов подбора «По остаткам номенклатуры» и «По остаткам и ценам номенклатуры» в диалоговом окне подбора надо установить флаг «Серия» и тогда при подборе будет запрашиваться серия номенклатуры.

Предусмотрена возможность автоматического заполнения серий товаров в документах реализации и перемещения товаров.

Автоматическое заполнение серий производится по кнопке «Заполнить и провести». При этом программа автоматически распределяет товары по сериям в соответствии с остатками товаров на складе.

Списание происходит в соответствии с указанным в сериях номенклатуры сроком годности. В первую очередь будут списываться те товары, которые имеют наименьший срок годности.

Пример

На складе имеется:

100 шт товара «Масло сливочное 200 гр» со следующими параметрами:
• серия С-908;
• срок годности: 12.06.2015 г.

100 шт товара «Масло сливочное 200 гр» со следующими параметрами:

серия С-918; срок годности: 20.06.2015 г.

Порядок отражения операции реализации:

• В документе реализации заполнить все основные реквизиты шапки документа.
• Заполнить табличную часть документа реализации на закладке «Товары» номенклатурным составом.

По условиям примера − «Масло сливочное 200 гр» в количестве 150 штук.

Обратить внимание!
Информацию по отгружаемым товарам следует вводить одной строкой, указывая их общее количество.
Для автоматического распределения реализованных товаров по сериям, колонка «Серия» документа «Реализация товаров и услуг» предварительно не заполняется.

• Автоматическое распределение товаров по сериям выполняется по кнопке «Заполнить и провести».

По условиям примера, в документе «Реализация товаров и услуг» будет выполнено автоматическое распределение 150 шт. товара «Масло сливочное 200 гр» по сериям следующим образом:

• 100 шт. товара «Масло сливочное 200 гр» со следующими параметрами:
  • серия С-908;
  • срок годности: 12.06.2015 г.
• 50 шт. товара «Масло сливочное 200 гр» со следующими параметрами:
  • серия С-918;
  • срок годности: 20.06.2015 г. (Рис. 11).

Если предприятию нужно указывать серийные номера номенклатуры в документах поступления и выбытия, но не нужен текущий оперативный учет в разрезе серий, то в конфигурации предусмотрена возможность хранить серийные номера в отдельном, специально для этого предназначенном, справочнике «Серийные номера».

С методикой использования серийных номеров при продаже товаров можно ознакомиться в консультации «Какие возможности добавляет вторая настройка (использовать серийные номера)? Для чего она предназначена?» либо в статьях:

• для конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины» − «Использование серийных номеров»;
• для конфигурации «Управление производственным предприятием для Украины» − «Использование серийных номеров».

Корректировка серий и характеристик товаров

Изменение учетных параметров серий и характеристик товаров выполняется документом «Корректировка серий и характеристик товаров».

При отражении операции корректировки в шапке документа указывается склад, на котором хранятся позиции номенклатуры, для которых необходимо изменить характеристики или серии. В табличной части документа указываются старые и новые значения характеристик и серий, а также количество позиций.

При проведении документа будет списано указанное в документе количество позиций со старыми значениями характеристик и серий и оприходовано указанное количество позиций номенклатуры с новыми характеристиками и сериями.

Подробнее методика корректировки серий и характеристик товаров описана в статье«Складской учет товарно-материальных ценностей».

Свойства и категории номенклатуры

По свойствам и категориям номенклатуры не ведется учет остатков на складах и партионный учет.

Свойства и категории номенклатуры предназначены для дополнительной классификации позиций номенклатуры. Они используются для того, чтобы было удобно группировать данные при составлении отчетов.

Поэтому в качестве свойств следует назначать такие параметры, которые не используются в оперативной работе при выписке документов, а необходимы для более полного анализа данных в отчетах.

Например: при оперативной работе и выписке документов информация о том, товар какого именно производителя отпускается покупателю, не актуальна. Однако в дальнейшем, при анализе продаж может возникнуть необходимость проанализировать, товары, какого производителя лучше продаются, или товары какого производителя чаще возвращаются покупателями из-за их плохого качества.

При большом объеме номенклатуры полезно также группировать товары по видам номенклатуры. Это позволит сделать укрупненный анализ продаж различных видов, не детализируя продажи до уровня конкретных позиций номенклатуры.

Отличие свойств номенклатуры от категорий состоит в том, что свойства номенклатуры могут принимать множество значений.

Например, в качестве свойства товаров можно ввести свойство «Виды товаров» и присвоить ему множество значений: кофеварки, миксеры, вафли, шоколадные конфеты и т.д.

Категория производит деление позиций номенклатуры на две части: одна часть номенклатуры принадлежит данной категории, а другая нет.

Пример

Для товаров добавлена категория «Импортные».

Если товар принадлежит этой категории (флаг принадлежности к категории установлен), то товар импортный. Если же товар не принадлежит категории (флаг принадлежности к категории не установлен), то товар не является импортным.

Присвоение свойств и категорий для товаров может осуществляться на любом этапе ведения информационной базы. Свойства и категории товаров могут вводиться как в списке номенклатуры, так и в форме элемента номенклатуры.

Для ввода свойства или категории товара в списке номенклатуры необходимо установить курсор на нужный товар и нажать на соответствующие пиктограммы «Ввод свойства для товара» —или «Ввод категории для товара» — (Рис. 13).

В форме элемента номенклатуры ввод информации о свойствах и категориях производится на соответствующих закладках. Для товаров можно назначить любое количество свойств и категорий. Каждое свойство характеризуется видом свойства и значениями, которые присваиваются конкретным товарам.

Подробнее механизм использования свойств объектов описан в статье«Работа механизма «Свойства документов»».

Анализ информации

Для анализа информации об объемах закупок и продаж товаров в разрезе серий, характеристик, свойств и категорий можно воспользоваться следующими специализированными отчетами:

• Отчет «Продажи» (Рис. 14).

Рисунок 14 – отчет «Продажи» Отчет «Закупки» (Рис. 15).

Рисунок 15 – отчет «Закупки»

Отчеты предназначены для анализа закупок и продаж товаров за определенный период времени.

Отчеты могут быть сгруппированы по контрагентам, договорам, сделкам, а также по номенклатурным позициям. Можно детализировать отчеты до уровня документов закупок и продаж.

Данные в отчетах могут быть сгруппированы по свойствам контрагентов (например, для анализа закупок в различных регионах), а также по свойствам товаров (например, для укрупненного анализа товаров определенного вида, товаров основного производителя и так далее).

Можно произвести и более детальный анализ продаж в разрезе характеристик, свойств и категорий товаров.

Обратить внимание!
Для анализа закупок и продаж товаров в разрезе свойств и категорий необходимо в настройках отчетов установить флаг «Использовать свойства и категории».

Отчеты могут быть выведены по предприятию в целом или по каждому подразделению предприятия. Обороты по товарам в количественном выражении можно проанализировать с помощью отчета «Ведомость по товарам на складах» (Рис. 16).

В том случае, если необходимо детализировать поступление и выбытие товаров в разрезе серий, следует в настройках отчета в поле «Группировка строк» добавить строку «Серия номенклатуры».

Аналогично может быть выведена в отчете информация о поступлении и выбытии товаров в разрезе серийных номеров.

Обратить внимание!
Проанализировать информацию о поступлении и выбытии товаров в разрезе серийных номеров с помощью стандартных отчетов можно только в случае ведения учета товаров в разрезе серий.