Примеры оформления отгрузки товаров менеджерами торгового предприятия
Приведенные в статье примеры моделировались в конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины». Методика, описанная в статье, актуальна для конфигураций «Управление производственным предприятием для Украины» (редакция 1.3) и «Управление торговлей для Украины» (редакция 2.3).
В данной статье рассмотрены примеры оформления отгрузки товаров менеджерами торгового предприятия:
- Быстрая отгрузка товаров по заказу покупателя с выпиской всех необходимых документов.
- Оформление документов менеджером по заказу покупателя при фактической отгрузке с различных складов кладовщиками торгового предприятия.
- Оформление отгрузки товаров за наличный расчет с разделением факта оплаты и отгрузки товаров.
Быстрая отгрузка товаров по заказу покупателя с выпиской всех необходимых документов
В конфигурации предусмотрена возможность оформления и печати пакета документов отгрузки (расходная накладная, налоговая накладная) непосредственно из документа «Заказ покупателя». Оформление и печать документов производится при нажатии на кнопку «Оформить реализацию» в документе «Заказ покупателя» (Рис. 1).
Рисунок 1 – заполненный документ «Заказ покупателя»
При первом нажатии на кнопку «Оформить реализацию» откроется окно настройки оформления документов (Рис. 2).
Рисунок 2 – окно настройки оформления документов
При нажатии на кнопку «Сформировать документы» будут оформлены документы «Реализация товаров и услуг» и «Налоговая накладная».
В форме настройки можно убрать флаг «Показывать форму настройки при формировании документов» и тогда документы будут формироваться сразу при нажатии на кнопку «Оформить реализацию» в заказе покупателя. Если в дальнейшем необходимо будет изменить настройку формирования документов, то для изменения параметров настройки необходимо воспользоваться пунктом меню «Действия» — «Открыть форму настройки документов реализации».
В том случае, если отгрузка товаров оформляется с разных складов, которые указаны в графе «Размещение» в документе «Заказ покупателя», возможно применение двух вариантов оформления документов:
- 1 вариант. Оформляется один документ реализации и одна налоговая накладная, склады указываются в табличной части документа «Реализация товаров и услуг».
- 2 вариант. На каждый склад оформляется свой документ «Реализация товаров и услуг» и документ «Налоговая накладная». Количество оформленных документов реализации зависит от количества указанных складов в графе «Размещение» документа «Заказ покупателя».
1 вариант. Оформление отгрузки с нескольких складов одним документом.
В настройках параметров учета в параметре «Указание складов в табличной части документов» необходимо указать одно из значений: «Для документов реализации» или «Для документов поступления и реализации» (Рис. 3).
Рисунок 3 — выбор параметра «Указание складов в табличной части документов»
После выполненной настройки, при нажатии на кнопку «Оформить реализацию» в документе «Заказ покупателя», сформируется один документ «Реализация товаров и услуг», с указанными складами в табличной части документа (Рис. 4).
Рисунок 4 – документ «Реализация товаров и услуг» с заполненной колонкой «Склады» в табличной части документа
2 вариант. Оформление отгрузки с нескольких складов отдельными документами.
В настройках параметров учета в параметре «Указание складов в табличной части документов» необходимо указать значение «Не использовать» (Рис. 5).
Рисунок 5 – отключение параметра «Указание складов в табличной части документов»
После выполненной настройки, при нажатии на кнопку «Оформить реализацию» в документе «Заказ покупателя», автоматически сформируются документы реализации на каждый из складов, указанный в графе «Размещение» документа «Заказ покупателя» (Рис. 6).
Рисунок 6 – документы «Реализация товаров и услуг» на каждый из складов, уканный в документе «Заказа покупателя»
Оформление документов менеджером по заказу покупателя при фактической отгрузке с различных складов кладовщиками торгового предприятия
Пример
Менеджер оформляет покупателю все документы в офисе, а непосредственная отгрузка товаров производится кладовщиками с разных складов, находящихся в различных частях города.
При такой схеме работы менеджер оформляет один документ реализации и налоговую накладную на разные склады, указанные в заказе покупателя (1-й вариант предыдущей схемы работы). В документе «Реализация товаров и услуг» устанавливается вариант отгрузки товара «По ордеру» (Рис. 7).
Рисунок 7 – заполненный документ «Реализация товаров и услуг»
Покупатель с распечатанным документом «Реализация товаров и услуг» приходит на склад. Кладовщик производит отгрузку товаров и проводит документ «Расходный ордер на товары» с видом операции «Расход по накладной». В поле «По документу» выбирается тот документ реализации, по которому необходимо отгрузить товар, а в поле «Склад» — склад, с которого осуществляется отгрузка. Для заполнения табличной части документа «Расходный ордер на товары» необходимо нажать на кнопку «Заполнить» — «Заполнить по документу передачи» (Рис. 8-9).
В общем случае документы «Расходный ордер на товары» могут быть оформлены и на основании документа реализации. При вводе на основании, в открывшемся окне нужно указать склад, с которого оформляется отгрузка.
Рисунок 8 – заполненный документ «Расходный ордер на товары»
Рисунок 9 – заполненный документ «Расходный ордер на товары»
Оформление отгрузки товаров за наличный расчет с разделением факта оплаты и отгрузки товаров
Оформление такой операции производится в несколько этапов.
1 этап. Менеджер оформляет документ «Реализация товаров и услуг». В документе устанавливается вид отгрузки «По ордеру». Документ может быть оформлен сразу на несколько складов. Склад указывается в табличной части документа, если выполнена соответствующая настройка параметров учета (Рис. 3).
При нажатии на кнопку «Оформить документы» откроется настройка обработки «Оформить документы», в которой указываются параметры оформления и печати документов: «Расходный ордер на товары», «Налоговая накладная», «Приходный кассовый ордер» (Рис. 10).
Рисунок 10 — настройка обработки «Оформить документы»
При нажатии на кнопку «Выполнить» сформируются документы «Приходный кассовый ордер» и «Налоговая накладная». В зависимости от выполненных настроек обработки, документы будут записаны, проведены, открыты и/или распечатаны.
Если на момент отгрузки оплата от покупателя не поступила, необходимо в документе «Приходный кассовый ордер» снять флаг «Оплачено» и провести его (Рис. 11).
Рисунок 11 – оформленный, но не оплаченный документ «Приходный кассовый ордер»
2 этап. После зачисления оплаты от покупателя, кассир находит нужный документ в журнале документов «Приходные кассовые ордера», открывает его, устанавливает флаг «Оплачено» и перепроводит документ (Рис. 12).
Рисунок 12 – заполненный и оплаченный документ «Приходный кассовый ордер»
3 этап. Для отгрузки товаров со склада кладовщик оформляет документ «Расходный ордер на товары», который заполняет в соответствии с документом «Реализация товаров и услуг», оформленным менеджером. Оформление документа производится так же, как в предыдущей схеме работы (Рис. 8-9).
Обратить внимание!!!
Наличную оплату за товары можно оформить и по заказу покупателя. Для возможности оформления кассовых документов по кнопке «Оформить реализацию» из заказа покупателя, необходимо предварительно в шапке документа заполнить реквизит «Б/счет, касса», указав кассу, в которую будет произведена оплата за товары покупателем (Рис. 13).
Рисунок 13 — указание кассы в документе «Заказ покупателя»
