Поэтапное оформление отгрузки товаров по заказу, по мере поступления оплаты

Приведенные в статье рекомендации моделировались в конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины», редакция 1.2. Данная методика применима также для конфигураций «Управление производственным предприятием для Украины», редакция 1.3 и «Управление торговлей для Украины», редакция 2.3.

В данной статье на примере рассмотрен порядок оформления отгрузки товаров по заказу, если отгрузка производится поэтапно, по мере поступления оплаты по заказу.

В случае, если отгрузка товаров по заказу (счету покупателя) производится поэтапно, необходимо контроль оплаты производить в момент отгрузки по каждой конкретной накладной. Для этого необходимо в договоре с покупателем, по которому будет оформляться заказ покупателя, установить флаг «Вести по документам расчетов с контрагентами». В качестве варианта ведения взаиморасчетов можно установить значения как «По договору в целом», так и «По заказам». Однако следует отметить, что в случае ведения взаиморасчетов по заказам, оплата будет привязываться к конкретному заказу покупателя (счету) и по рассматриваемой ситуации такой вариант предпочтительнее.

Для того чтобы отгружать только товары, которые будут реально оплачены на момент отгрузки, необходимо установить флаг «Контролировать сумму задолженности, сумма (грн), не более 0». При таком варианте контроля будет контролироваться сумма отгрузки и сумма оплаты каждой конкретной накладной (Рис. 1).

Рисунок 1 – заполненный договор с контрагентом

Регистрация намерения контрагента приобрести у предприятия товары оформляется документом «Заказ покупателя» (Рис. 2). В документе «Заказ покупателя» фиксируется общее количество товаров, которые нужно отгрузить. При этом позиции номенклатуры могут быть зарезервированы как из текущего остатка на любом из складов (оптовом или розничном), входящих в состав компании, так и размещены в заказах поставщиков.

Более подробно с порядком оформления заказов покупателей можно ознакомиться в статье «Методы оформления заказов покупателей».

Рисунок 2 – документ «Заказ покупателя»

На часть суммы предоплаты оформляется документ «Платежное поручение входящее» (Рис. 3). Документ можно создать автоматически при вводе на основании документа «Заказ покупателя» по кнопке «Ввод на основании».

Рисунок 3 — документ «Платежное поручение входящее»

Отгрузка товаров оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (Рис. 4). Для автоматического заполнения документа отгрузки, его также можно создать на основании документа «Заказ покупателя» по кнопке «Ввод на основании». При этом табличная часть документа отгрузки заполнится теми товарами, которые указаны в заказе и есть в наличии на складе, а на закладке «Предоплата» автоматически заполнится информация о предоплате, зафиксированной по заказу (Рис. 4).

Рисунок 4 – создание документа «Реализация товаров и услуг»

Если покупатель не перечислит предоплату по заказу либо осуществит ее на сумму, меньшую, нежели предусмотрено условиями договора, то при попытке провести документ реализации, будет выдано соответствующее сообщение о невозможности отгрузки и требуемой предоплате.

В таком случае нужно изменить количество отгружаемых товаров на закладке «Товары» в соответствии с суммой оплаты. Информация о товарах корректируется таким образом, чтобы сумма по документу отгрузки была меньше или равна сумме предоплаты (Рис. 5).

Рисунок 5 – заполненный документ «Реализация товаров и услуг» на закладке «Товары»

В большинстве случаев откорректировать сумму товаров так, чтобы она совпала с суммой предоплаты достаточно сложно. После корректировки количества и суммы на закладке «Товары» надо нажать на кнопку «Заполнить и провести» и программа сама откорректирует сумму предоплаты в соответствии с суммой отгружаемых товаров, и проведет документ (Рис. 6). При этом автоматически заполнится информация о сериях товаров в соответствии с установленной учетной политикой списания партий товаров.

Рисунок 6 – заполненный документ «Реализация товаров и услуг» на закладке «Предоплата»

В конфигурации предусмотрена возможность оформления и/или печати пакета документов (расходная накладная, налоговая накладная, приходный кассовый ордер) непосредственно из документа «Реализация товаров и услуг». Оформление и печать документов производится при нажатии на кнопку «Оформить реализацию» в документе «Реализация товаров и услуг».

При этом открывается настройка обработки «Оформить документы», в которой указываются параметры оформления и/или печати документов: «Реализация товаров и услуг», «Расходный ордер на товары», «Налоговая накладная», «Приходный кассовый ордер» (Рис. 7).

Более подробно с порядком оформления отгрузки товаров можно ознакомиться в статье «Примеры оформления отгрузки товаров менеджерами торгового предприятия».

Рисунок 7 — окно настройки оформления документов

Далее покупатель оплачивает оставшуюся сумму по заказу, и только после этого ему отгружаются остатки товаров по заказу. Данная операция оформляется аналогичным образом. При оформлении документа реализации будет автоматически учтен остаток аванса предыдущего платежа (Рис. 8).

Рисунок 8 – документ «Реализация товаров и услуг»