Методика отражение приобретения ТМЦ у поставщика с оплатой наличными средствами через подотчетное лицо

Приведенные в методиках рекомендации моделировались в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» (редакция 1.2.). Методика, описанная в статье, актуальна для конфигураций «Управление торговым предприятием для Украины» (редакция 1.2) и «Управление производственным предприятием для Украины» (редакция 1.3).

Порядок отражения операции приобретения ТМЦ у поставщика с оплатой через подотчетное лицо можно условно разделить на два этапа: операции с подотчетным лицом и приобретение ТМЦ у поставщика. Данные этапы могут чередоваться или даже включать друг друга, как, например, в случае приобретения ТМЦ между операциями выдачи денежных средств подотчетному лицу и отчетом подотчетника за потраченные средства.

Этап 1. Операции с подотчетным лицом

1. Выдача денег под отчет сотруднику отражается документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику».
2. Отражение отчета сотрудника о потраченных средствах осуществляется при помощи документа «Авансовый отчет». В данном случае факт оплаты поставщику отражается на закладке «Оплата» (Рис. 1).

Рисунок 1 – документ «Авансовый отчет»

При проведении документа будут сформированы проводки по оплате поставщику от подотчетного лица. При этом программа автоматически определит необходимость отражения авансовой оплаты (полной или частичной). На нижеприведенном рисунке показаны проводки документа «Авансовый отчет» в случае, когда оплата поставщику выполняется ранее приобретения у него ТМЦ (Рис. 2).

Рисунок 2 – результат проведения документа «Авансовый отчет»

В случае если подотчетнику выдано больше денежных средств чем он потратил, возврат оставшихся денежных средств подотчетником в кассу предприятия отражается документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником».

Этап 2. Отражение поступления ТМЦ от поставщика

Отражение поступления ТМЦ от поставщика осуществляется при помощи документа «Поступление товаров и услуг». Особенностей заполнения документа по сравнению с обычным поступлением ТМЦ нет. В документе должен быть указан тот же договор контрагента, что и в документе «Авансовый отчет».