Методика работы с торговыми представителями
Приведенные в статье рекомендации моделировались в конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины», редакция 1.2. Данная методика применима также для конфигураций «Управление производственным предприятием для Украины», редакция 1.3 и «Управление торговлей для Украины», редакция 2.3.
В статье рассмотрена методика оформления продажи товаров через сеть торговых представителей.
Основные положения
Фирма, занимающаяся оптово-розничными продажами, распространяет часть товаров через сеть торговых представителей, которые продают товары клиентам. Каждый день торговый представитель отчитывается за проданные товары, то есть фактически фиксирует продажи товаров клиентам в информационной базе. Нереализованные товары возвращаются обратно на склад фирмы.
Руководство фирмы должно проводить анализ объема продаж торгового представителя, производить сравнение объемов продаж по торговым представителям, иметь информацию о прибыли, которую принесли продажи товаров по каждому торговому представителю. Кроме этого необходимо отслеживать количество товаров, которое находится у торгового представителя, но за которое он еще не отчитался.
Торговых представителей необходимо зарегистрировать в двух справочниках: справочник «Подразделения» и справочник «Склады».
В справочнике «Подразделения» необходимо создать новую группу «Торговые представители». Эта группа должна входить в состав того отдела (подразделения), в котором реально работают торговые представители. В этой группе в качестве новых подразделений регистрируются торговые представители (Рис. 1).
Рисунок 1 – справочник «Подразделения»
В справочнике «Склады» также создается группа «Торговые представители» и каждого торгового представителя необходимо зарегистрировать, как отдельный склад (Рис. 2).
Рисунок 2 – справочник «Склады (места хранения)
Передача товаров торговому представителю
Передача товаров торговым представителям оформляется документом «Перемещение товаров». В качестве склада выбирается тот торговый представитель, которому передается товар (Рис. 3).
Рисунок 3 – документ «Перемещение товаров» на закладке «Товары»
Информацию о торговом представителе необходимо занести в документ в качестве подразделения (закладка «Дополнительно») (Рис. 4).
Рисунок 4 – документ «Перемещение товаров» на закладке «Дополнительно»
Продажа товаров торговым представителем клиенту
При оформлении факта продажи товаров клиенту в качестве склада в документах продажи фиксируется склад торгового представителя (Рис. 5).
Рисунок 5 – документ «Реализация товаров и услуг» на закладке «Товары»
Информация о торговом представителе также заносится в документ в качестве подразделения (закладка «Дополнительно») (Рис. 6).
Рисунок 6 – документ «Реализация товаров и услуг» на закладке «Дополнительно»
Возврат непроданных торговым представителем товаров
Возврат непроданных торговым представителем товаров оформляется документом «Перемещение товаров». В качестве склада-отправителя указывается склад торгового представителя, а в качестве склада получателя — склад торгового предприятия, на который принимаются товары от торгового представителя (Рис. 7).
Рисунок 7 – документ «Перемещение товаров» на закладке «Товары»
Анализ результатов
Для анализа объема продаж, а также эффективности продаж торговыми представителями используется отчет «Валовая прибыль».
В разделе «Отборы» отчета необходимо установить отбор по группе подразделений «Торговые представители», а в разделе «Группировки строк»: «Подразделение», «Покупатель». При необходимости можно установить дополнительную группировку по номенклатуре (Рис. 8).
Рисунок 8 – форма настройки отчета «Валовая прибыль»
После выполнения всех настроек необходимо нажать на кнопку «Сформировать отчет» в левой верхней части окна отчета «Валовая прибыль» (Рис. 9).
Рисунок 9 – сформированный отчет «Валовая прибыль»
С помощью этого отчета можно также отследить динамику продаж торговыми представителями в определенные периоды, сравнить объемы продаж за разные периоды и т.д. Для этого в настройки группировок следует добавить дополнительные группировки по дням, неделям, декадам, месяцам и т.д.
Для отслеживания номенклатурного состава и количества, переданных торговому представителю товаров, за которые он еще не отчитался, используется отчет «Ведомость по товарам на складах». В разделе «Отборы» отчета необходимо установить отбор по группе подразделений «Торговые представители», а в разделе «Группировки строк»: «Склад», «Номенклатура» (Рис. 10).
Рисунок 10 – форма настройки отчета «Ведомость по товарам на складах»
После выполнения всех настроек необходимо нажать на кнопку «Сформировать отчет» в левой верхней части окна отчета «Ведомость по товарам на складах» (Рис. 11).
Рисунок 10 – сформированный отчет «Ведомость по товарам на складах»
Поскольку склады и подразделения торговых представителей входят в соответствующие группы оптовых складов торгового предприятия, при общем анализе продаж в рамках соответствующих подразделений будут учитываться и продажи соответствующих этому подразделению торговых представителей.
