Возможные ошибки учета, влияющие на корректность отражения взаиморасчетов с контрагентами
Приведенная в статье информация актуальна для конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины» (редакция 1.2).
При оформлении взаиморасчетов с контрагентами бывают ситуации, когда в хозяйственной деятельности расчеты с контрагентом уже закрыты, но по учетным данным в программе задолженность не считается закрытой. Например, когда по отгрузке программа «не определяет» второго события, либо взаиморасчеты закрываются, но в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету взаиморасчетов информация отражается в шахматном порядке.
Возможные ошибки учета, влияющие на отражение взаиморасчетов с контрагентами и их решение (варианты решения) для настройки правильного ведения учета в информационной базе:
1. Непоследовательность оформления документов
В информационной системе документы должны быть оформлены последовательно не только по дате, но и по времени.
При этом время проведения документов не должно равняться «00:00:00».
Обращаем внимание, что время «00:00:00» устанавливается, если документы в программу вносятся неоперативно (к примеру, сегодня создается документ за вчерашний день).
2. Некорректность заполнения и несоответствие «счетов расчетов» и «счетов авансов» в документах оплаты и отгрузки
Счета расчетов (631,361 и т.д.) и счета авансов (3711, 6811) во всех документах цепочки хозяйственной операции должны совпадать.
При этом, если принято решение не использовать «счета авансов» (3711, 6811), необходимо проверить что бы в документах оплаты и отгрузки реквизит был заполнен счетом основной задолженности (631, 361 и т.д.).
Важно!!!
Реквизит «счет авансов» в документах не должен быть пустым.
3. Неактуальность ведения учета в информационной базе, в связи с некорректной работой механизма «Дата актуальности учета»
Если объем данных в информационной базе большой и требуется ускорение оперативной работы, дату актуальности необходимо установить в регистре сведений «Дата актуальности учета».
Если объем данных небольшой и нет необходимости ускорять оперативную работу, дату актуальности можно вообще отключить.
Обратить внимание!
Регистр сведений «Дата актуальности учета» не должен быть пустым. То есть, в регистре должно отражаться сообщение об отключении механизма, либо должна быть установлена дата актуальности (дата, до которой учет в базе считается актуальным).
Если при проведении документов не производятся действия по зачету авансов, необходимо проверить на какую дату установлена дата актуальности и установлена ли вообще.
Если при проведении документов отгрузки и поступления выдается сообщение: «Учет взаиморасчетов с контрагентами не актуален. Проводки по зачету авансов сформированы не будут» необходимо в регистре сведений «Дата актуальности учета» изменить дату актуальности на более позднюю (дату, которая еще не наступила).
4. Некорректность ведения учета в разрезе счетов и заказов, а также в разрезе расчетных документов
Если в договоре с контрагентом указано, что взаиморасчеты ведутся «По счетам» либо «По заказам», данные документы будут выступать в качестве сделки, и ссылка на счет, либо заказ должна быть во всех последующих документах хозяйственной операции.
Если по расчетам с контрагентом ведется дополнительная аналитика по расчетным документам (в договоре с контрагентом установлены флаги «упр. учет» и «бух. учет» в реквизите «Вести по документам расчетов с контрагентами») в документе закрывающем расчеты (второй шаг операции) указывается ссылка на расчетный документ (первый шаг операции).
Обратить внимание!
При ведении взаиморасчетов с контрагентом в разрезе расчетных документов, в документах отгрузки отражается закладка «Предоплата». Если отгрузка это второе событие – необходимо проверить, чтобы на данной закладке были заполнены платежные документы.
5. Неточность отражения операций приобретения капитальных инвестиций
В случае приобретения оборудования, объектов строительства, прочих необоротных активов, а также нематериальных активов необходимо проверить установлен ли флаг «Поставка основных фондов» как в приходных накладных («Поступление товаров и услуг»1, «Поступление НМА»), так и в платежных документах («Платежное поручение исходящее», «Расходный кассовый ордер», «Авансовый отчет» на закладке «Оплата»).
1 При выборе вида операции «Оборудование» либо «Объект строительства» флаг устанавливается автоматически.
6. Некорректность (непонимание) методики ведения «Сложного учета НДС»
В случае ведения «Сложного учета НДС» (флаг «Сложный учет НДС» в договоре с контрагентом) необходимо проверить оформлен ли документ «Регистрация авансов в налоговом учете» на конец месяца. Документ предназначен для корректировки ожидаемого налогового кредита и налоговых обязательств по всем незакрытым авансам, а также для закрытия «неполных» возвратов.
Обратить внимание!
В случае ведения «сложного учета НДС», при авансовых оплатах проводки по НДС не формируются, поскольку налоговый кредит и налоговые обязательства по НДС регистрируются только накладными и актами услуг (по факту отгрузки).
