Порядок нарахування і виплати основної щорічної відпустки

I. Настройки виду розрахунку

Для нарахування оплати за період основної щорічної відпустки в плані видів розрахунку «Нарахування» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки») призначений напередвизначений вид нарахування «Оплата відпустки» (Мал. 1).

За потреби в плані видів розрахунку «Нарахування» слід створити додаткові види нарахувань для відображення нарахування додаткової щорічної відпустки, додаткової відпустки на дітей і т. д.

Звернути увагу!
Оскільки в конфігурації не реалізований повноцінний облік робочого часу відпускні можуть бути нараховані тільки фіксованою сумою.

Приклад

Співробітникові підприємства «Добро» Микитенко І. С. надано щорічну відпустку з 11.05.2020 р. до 03.06.2020 р.

Сума нарахованих відпускних за травень 2020 року – 5009,90 грн.

Сума нарахованих відпускних за червень 2020 року – 2062,90 грн.

Відпускні виплачені 07.05.2020 р.

II. Розрахунок і нарахування оплати за час щорічної відпустки

Розрахунок заробітної плати та нарахування відпускних виконується документом «Нарахування зарплати» (розділ «Зарплата і кадри», група «Зарплата») (Мал. 2).

Автоматичне заповнення і розрахунок документа за всіма плановими нарахуваннями співробітників виконується за допомогою кнопки «Заповнити».

Якщо необхідно нарахувати зарплату не всім, а конкретним співробітникам, документ слід заповнити за допомогою кнопки «Підбір».

Для відображення нарахування відпускних в документі «Нарахування зарплати» слід:

• вручну додати рядки (кнопка «Додати») і вказати співробітника, якому нараховуються відпускні – Микитенко І.С.;
• заповнити інформацію про підрозділ і посаду співробітника;
• в колонці «Нарахування» вказати вид розрахунку «Оплата відпустки»;
• в колонці «Розмір» вказати суму відпускних з розбивкою за періодами нарахувань:
  • за травень – 5009,90 грн.;
  • за червень – 2062,90 грн.;
• в колонках «Дата початку» і«Дата закінчення» вказати періоди перебування співробітника в щорічній відпустці;
• виконати перерахунок податків і зборів за допомогою кнопки«Перерахувати».

Після проведення документа суми нарахованих відпускних будуть відображені в бухгалтерському обліку (Мал. 3) відповідно до способів відображення, заданих організації/підрозділу/співробітнику.

III. Нюанси нарахування відпускних при веденні спрощеного обліку нарахувань

Важливо!!!
Ведення спрощеного обліку нарахувань можливо тільки при веденні спрощеного кадрового обліку.

При спрощеному режимі нарахування заробітної плати інформація про нарахування співробітника вводиться в документі «Нарахування зарплати» одним рядком, без необхідності введення додаткових реквізитів.

Склад колонок в документі при спрощеному обліку налаштовується в регістрі відомостей «Настройка колонок спрощеного обліку» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки»).

Звернути увагу!
Напередвизначений вид нарахування «Оплата відпустки» включений до регістру відомостей «Настройка колонок спрощеного обліку» за замовчуванням (Мал. 4). Якщо для відображення оплати відпустки використовуються самостійно створені види нарахувань, їх необхідно додати в регістр вручну.

Розрахунок заробітної плати та нарахування відпускних виконується документом «Нарахування зарплати» (розділ «Зарплата і кадри», група «Зарплата») (Мал. 5).

Для відображення відпускних, в документі «Нарахування зарплати» слід:

• у колонці «Відпускні» вручну вказати:
  • загальну кількість днів відпускних, за умовами прикладу — 24 дні;
  • загальну суму нарахованих відпускних – 7072,80 грн.;
• виконати перерахунок податків і зборів за допомогою кнопки «Перерахувати».

Звернути увагу!
При веденні спрощеного обліку нарахувань немає можливості вказувати період дії цих нарахувань. Така поведінка конфігурації є особливістю ведення спрощеного обліку нарахувань.
За потреби враховувати період дії нарахувань рекомендуємо використовувати повний облік заробітної плати.

IV. Нарахування відпускних за рахунок резерву відпусток

Для нарахування сум відпускних за рахунок резерву попередньо в настройках обліку зарплати (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки») слід встановити прапор «Використання резерву відпусток», задати коефіцієнт резерву відпусток і період, з якого він діє. Подальше нарахування та виплата відпускних виконується аналогічно описаній в цій статті методиці.

V. Виплата відпускних

Відпускні можуть бути виплачені до виплати основної зарплати або разом з нею.

Для відображення виплати відпускних до виплати основної зарплати слід:

• у довіднику«Види виплат» (розділ «Зарплата і кадри», група «Довідники та настройки») створити окремий вид виплати, наприклад «Відпускні» (Мал. 6), і вказати:
  • необхідність розраховувати податки і внески – встановити прапор «Розрахунок ПДФО і ЄСВ»;
  • задати список видів розрахунку для виплати – вказати вид нарахування «Оплата відпустки».

виплату відпускних відобразити документом «Відомість в банк» (Мал. 7) або «Відомість в касу» з видом виплати «Відпускні». При заповненні документа необхідно:

• обрати співробітника за допомогою кнопки «Додати»;
• вказати суму відпускних з урахуванням податків і зборів у колонці «Сума «брудними»» (за прикладом – 7072,80 грн.);
• задати період взаєморозрахунків і рахунок обліку;
• розрахувати суми податків і зборів за допомогою кнопки «Розрахувати».

Для відображення виплати відпускних разом з основною зарплатою, після нарахування зарплати створюється документ «Відомість в банк» або «Відомість в касу» з видом виплати «Чергова виплата» і автоматично заповнюється за допомогою кнопки «Заповнити».

У регламентованому обліку виплата відпускних відображається документами:

• «Видатковий касовий ордер», з видом операції «Виплата заробітної плати по відомостях» при виплаті відпускних з каси підприємства. Документ може бути сформований за допомогою механізму «Створити на підставі» документа «Відомість в касу» або вручну.
• «Списання з банківського рахунку» з видом операції «Перерахування заробітної плати» (Мал. 8) при виплаті відпускних через банк. Документ може бути сформований за допомогою механізму «Створити на підставі» документа «Відомість в банк» або вручну.

VI. Аналіз коректності нарахування та виплати відпускних

Перевірити коректність нарахування та виплати відпускних, можна за допомогою звітів:

• «Розрахунковий листок» (Мал. 9), звіт може бути сформований безпосередньо з документа «Нарахування зарплати» Розрахунковий листок» або через розділ «Зарплата і кадри», група «Зарплата» — «Звіти по зарплаті».

«Повний звіт за нарахуваннями, утриманнями і виплатами» (Мал. 10) (розділ «Зарплата і кадри», група «Зарплата» — «Звіти по зарплаті»).

Малюнок 10 – звіт «Повний звіт за нарахуваннями, утриманнями і виплатами»

«Картка рахунку» (Мал. 11) (розділ «Звіти», група «Стандартні звіти»).