Ответственные лица организаций и контрагентов
Пример, приведенный в статье, моделировался в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» (редакция 1.2). Статья также актуальна для конфигураций «Управление торговым предприятием для Украины» (редакция 1.2) и «Управление производственным предприятием для Украины» (редакция 1.3).
Ответственные лица организаций
В унифицированных формах учетной документации специально предусмотрены реквизиты для указания должностей ответственных лиц и места для их подписей. Программа может автоматически заполнять эти реквизиты при формировании печатных форм. Для этого достаточно заполнить информацию об ответственных лицах в регистр сведений «Ответственные лица организаций». Прейти к регистру сведений «Ответственные лица организаций» можно из справочника «Организации» по кнопке «Перейти», либо через меню «Операции» — «Регистры сведений».
Записи в регистре сведений «Ответственные лица организаций» хранятся в хронологическом порядке. Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату, из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр, и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.
В программе предусмотрено несколько видов ответственных лиц:
- Руководитель — используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
- Главный бухгалтер — используется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
- Кассир — используется при формировании печатных форм кассовых документов;
- Руководитель кадровой службы — используется в подсистеме кадрового учета.
Для каждого вида ответственных лиц нужно указать соответствующее ему в данной организации физическое лицо и должность. Например, на фирме «Добро» должность руководителя называется «Генеральный директор» и занимает ее Титов Артур Владимирович (Рис. 1).
Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации.
Рисунок 1 – регистр сведений «Ответственные лица организаций»
Автоматическое заполнение реквизитов печатных форм
При формировании печатных форм, программа автоматически заполнит соответствующие реквизиты данными ответственных лиц.
Например, так будет выглядеть раздел подписей в расходном кассовом ордере (Рис. 2):
Рисунок 2 – печатная форма документа «Расходный кассовый ордер»
В документах «Налоговая накладная», «Приложение 1 к налоговой накладной», «Приложение 2 к налоговой накладной», значение реквизита «Кто выписал налоговую» (Рис. 3) автоматически заполняется данными физического лица из настроек текущего пользователя.
Рисунок 3 — реквизит «Кто выписал налоговую» в документе «Налоговая накладная»
Для автоматического заполнения реквизита необходимо в настройках пользователя (меню «Сервис» — «Настройки пользователя») на закладке «Настройки» в группе настроек «Основные значения для подстановки в документы и справочники») заполнить настройку «Кто обычно выписывает налоговые накладные» (Рис. 4). Значение выбирается из справочника «Физические лица».
Рисунок 4 – заполнение настройки «Кто обычно выписывает налоговые накладные»
Ответственные лица контрагентов
Для заполнения реквизитов контрагентов в документах расчетов, необходимо заполнить соответствующую информацию в регистре сведений «Ответственные лица контрагентов». Прейти к регистру сведений «Ответственные лица контрагентов» можно из справочника «Контрагенты» по кнопке «Перейти», либо через меню «Операции» — «Регистры сведений».
Для каждого представителя контрагента нужно указать:
- дату, с которой актуальна запись;
- контрагента, к которому он принадлежит;
- роль ответственного лица в организации контрагента;
- выбрать контактное лицо из справочника «Контактные лица контрагентов».
Пример
Для контрагента «ТОВ «Будівельник»» необходимо настроить автоматическое заполнение данных о представителе организации Отрешко Станислав Олегович и его должности в шапке печатной формы «Акт выполненных работ» документа «Реализация товаров и услуг».
В регистр сведений «Ответственные лица контрагентов» нужно добавить запись о том, что Отрешко Станислав Олегович, является ответственным лицом контрагента «ТОВ «Будівельник»» с ролью «Руководитель» (Рис. 5).
Рисунок 5 – регистр сведений «Ответственные лица контрагентов»
Контактное лицо можно создать непосредственно из карточки контрагента на закладке «Контактные лица». В карточке контактного лица можно указать должность, которая будет отражаться в печатных формах расчетных документов. Если должность не указана, по умолчанию, будет выводиться должность «Директор» (Рис. 6).
Рисунок 6 – заполнение информации о контактном лице
Например, так будет выглядеть печатная форма «Акт выполненных работ», документа «Реализация товаров и услуг» регистрирующего факт предоставления услуг контрагенту «ТОВ «Будівельник»» (Рис. 7):
Рисунок 7 — печатная форма «Акт выполненных работ»
Обратить внимание!
Реквизит «Від замовника» заполняется по данным указанным в поле «Получил (представитель контрагента)» на закладке «Печать» документа «Реализация товаров и услуг».
