Обмен первичными документами между контрагентами при помощи модуля «FREDO ДокМен»

Приведенные в статье примеры воспроизводились в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» (редакция 1.2). Данная статья также актуальна для пользователей конфигураций «Управление торговым предприятием для Украины» (редакция 1.2) и «Управление производственным предприятием для Украины» (редакция 1.3).

В конфигурации реализован обмен счетами на оплату и накладными между контрагентами через модуль электронного документооборота «FREDO ДокМен», а именно, реализована выгрузка из документов «Счет на оплату покупателю» и «Реализация товаров и услуг» и загрузка в документы «Счет на оплату поставщика» и «Поступление товаров и услуг».

Модуль электронного документооборота доступен всем пользователям типовых хозрасчетных конфигураций. Более подробно об интегрированные в программы сервисы «FREDO», в том числе, с порядком их работы и использования можно ознакомиться в справочнике «Сервіси здачі електронної звітності та обміну первинними документами».

Обратить внимание!
Возможность работы с сервисом «FREDO» определяется установкой даты начала его использования на закладке «Прочее» в карточке организации.

На примере будет рассмотрен порядок обмена счетами на оплату между контрагентами через модуль электронного документооборота «FREDO ДокМен». Нужно отметить, что порядок обмена накладными аналогичный.

Основные настройки и порядок отправки счета покупателю

Возможность обмена счетами с контрагентами через модуль электронного документооборота «FREDO ДокМен» определяется первоначальными настройками. В элементе справочника «Контрагенты» карточки контрагента-покупателя, на закладке «FREDO ДокМен» необходимо установить флаг «Использовать FREDO ДокМен» (Рис. 1).

Групповая выгрузка документов «Счет на оплату покупателю» осуществляется с помощью обработки «Выгрузка первичных документов в FREDO ДокМен».

Обработку можно открыть при нажатии кнопки «Отправить через FREDO ДокМен» на верхней панели журнала документов «Счет на оплату покупателю» (Рис. 2).

Данную обработку можно также вызвать непосредственно из документа «Счет на оплату покупателю» по кнопке «Выгрузка» — «Выгрузить и отправить через «FREDO ДокМен»» (Рис. 3).

При открытии обработки непосредственно из документа «Счет на оплату покупателю» по кнопке «Выгрузить и отправить покупателю через «FREDO ДокМен»», отражается строка только с данным счетом и статус документа «Не выгружен в «FREDO ДокМен»».

При открытии обработки из журнала документов «Счет на оплату покупателю» необходимо заполнить общие параметры заполнения списка документов: тип документов, организация и период, за который будут выбраны документы из информационной базы. Если требуется, устанавливается дополнительный отбор по контрагенту, ответственному за составление документа.

Список документов заполняется при помощи кнопки «Заполнить».

Далее необходимо отметить документы, требующие выгрузки. Для этого в колонке «Выгружать» напротив документов устанавливаются соответствующие пометки.

Выгрузка счетов в FREDO ДокМен осуществляется по кнопке «Выгрузить первичные документы в «FREDO ДокМен»».

После выгрузки, в обработке, напротив счета, устанавливается статус документа «Выгружен в «FREDO ДокМен»» (Рис. 4).

После того, как счет на оплату выгружен в FREDO ДокМен, из главного меню программы «FREDO» необходимо перейти в раздел «Реестр первичных документов» («Главное меню» — «Отчетность» — «Реестр первичных документов»). Затем необходимо открыть загруженный первичный документ и подписать его по кнопке «Подписать» (Рис. 5).

После подписания документа комплектом электронных цифровых подписей в соответствующих местах бланка документа устанавливаются отметки электронной цифровой подписи. После этого первичный документ можно отправлять контрагенту, воспользовавшись кнопкой «Отправить» (Рис. 6).

Информацию о действиях с документом можно посмотреть в Протоколе, расположенном слева от документа (Рис. 7).

После того, как документ отправлен, в модуле FREDO ДокМен устанавливается статус «Отправлено контрагенту» (Рис. 8).

В конфигурации, при повтором запуске обработки «Выгрузка первичных документов в FREDO ДокМен» либо при нажатии на кнопку «Проверить состояние отправки», напротив счета, который уже отправлен контрагенту будет установлен статус отправки «Отправлено контрагенту» (Рис. 9).

Основные настройки и порядок получения счета от поставщика

Отправленные контрагентом первичные документы принимаются в модуле «FREDO ДокМен», как обычная входящая корреспонденция. Процедура приема первичных документов аналогична процедуре приема НН/РК. В реестре первичных документов напротив полученного документа отражается статус — «Полученный» (Рис. 10).

После получения необходимо пересмотреть первичный документ и принять решение о согласовании или отклонении. Для этого на панели инструментов нужно нажать кнопку «Подтвердить» или «Отклонить» (Рис. 11).

После согласования документа, отправителю будет автоматически отправлено уведомление о согласовании документа, а факт утверждения документа отобразится в протоколе (Рис. 12).

Групповая загрузка счетов на оплату, полученных от поставщика в электронном виде в формате XML, осуществляется с помощью обработки «Загрузка входящих первичных документов из FREDO ДокМен». Обработка открывается при нажатии кнопки «Загрузить из FREDO ДокМен» на верхней панели журнала документов «Счет на оплату поставщиков».

Табличная часть заполнится полученными документами при открытии формы обработки из журнала документов или при нажатии на кнопку «Обновить список» уже открытой обработки. В таблицу попадают документы, выписанные контрагентами за указанный период по выбранной организации. Можно также установить отбор по определенному контрагенту.

После получения списка входящих документов из «FREDO ДокМен» система автоматически определяет контрагента из информационной базы по коду ЕГРПО (ДРФО).

Обратить внимание!
Колонки «Договор №» и «Дата договора» заполняются автоматически при условии, что в информационной базе покупателя уже создана карточка договора с контрагентом-поставщиком и совпадают реквизиты договора: «Дата» и «Номер».

В этом случае, при загрузке счетов, в документе «Счет на оплату поставщика» реквизит «Договор» заполнится автоматически.

Если на момент загрузки в информационной базе еще не создан данный договор, то после формирования документа «Счет на оплату поставщику» реквизит «Договор» необходимо заполнить вручную.

Если входящий документ уже регистрировался в информационной базе, ссылка на такой документ будет показана в таблице обработки.

При этом в таблице будут установлены флаги «Загружать ?» напротив тех строк, по которым не были обнаружены соответствующие документы в конфигурации либо в таких документах были обнаружены расхождения в ключевых полях.

Если в информационной базе не удалось найти контрагента с кодами, соответствующими данным «FREDO ДокМен», флаг «Загружать?» установлен не будет. Для строк таблицы, в которых не указан контрагент необходимо вручную установить флаг.

Загрузка входящих первичных документов происходит при нажатии на кнопку «Загрузить документы из «FREDO ДокМен»» нижней панели обработки «Загрузка входящих первичных документов из «FREDO ДокМен»» (Рис. 13).

После нажатия на кнопку «Загрузить документы из FREDO ДокМен» будут автоматически сформированы документы «Счет на оплату поставщика». Открыть сформированный документ можно непосредственно из обработки, нажав на документ в колонке «Ссылка» (Рис. 14).

В сформированном документе «Счет на оплату поставщика» автоматически заполнится контрагент, колонка «Наименование поставщика» и суммы по счету. В колонке «Наименование поставщика» отображается то наименование товара, которое указано в счете поставщика.

Далее необходимо вручную заполнить колонку «Номенклатура», указав в ней наименование из справочника «Номенклатура», которое соответствует наименованию номенклатуры поставщика (Рис. 15).

Обратить внимание!
После загрузки следует проверить соответствие базовой единицы измерения и единицы измерения, которая указана в счете поставщика. Если единицы измерения не совпадают, в документе «Счет на оплату поставщика» нужно вручную выбрать единицу измерения, указанную поставщиком.

После того, как будет указано наименование товара покупателя (наименование собственной номенклатуры) и наименование товара поставщика, в регистре сведений «Номенклатура контрагентов» будет автоматически сделана запись (Рис. 16). И уже при последующей загрузке счетов на оплату с данным наименованием товара, наименование товара покупателя (колонка «Номенклатура») будет заполнено автоматически.

Запись о соответствии наименования номенклатуры поставщика и номенклатуры покупателя можно внести в регистр сведений «Номенклатура контрагентов» до загрузки счета. В этом случае при загрузке счетов наименование товаров будет заполнено автоматически согласно информации данного регистра.

Проверить корректность загрузки данных, можно сформировав печатную форму документа «Счет на оплату поставщика» (Рис. 17).