Оперативное планирование ДДС

Приведенные в статье примеры моделировались в конфигурации «Управление производственным предприятием для Украины» (редакция 1.3). Методика, описанная в статье, также актуальна для конфигураций «Управление торговым предприятием для Украины» (редакция 1.2) и «Управление торговлей для Украины» (редакция 2.3).

В типовых конфигурациях реализована возможность не только отражать в учете состоявшиеся операции движения денежных средств, но и планировать такие операции заранее. Такая возможность позволяет более эффективно распоряжаться деньгами предприятия, не допускать дефицита денежных средств и повышать финансовую дисциплину.

Оперативное планирование ДДС можно осуществлять разными способами, не исключающими друг друга:

• указание планируемой даты оплаты в Заказах поставщикам и Заказах покупателей;
• утверждение Заявок на расходование средств и Планируемых поступлений денежных средств;
• включение утвержденных Заявок на расходование средств и Планируемых поступлений денежных средств в платежный календарь;
• ввод неоплаченных платежных документов.

Указание планируемой даты оплаты в Заказах поставщикам и Заказах покупателей

Если в момент согласования и/или оформления документа «Заказ поставщику» известна планируемая дата оплаты заказа, ее можно внести в систему. При этом следует помнить, что указание дата оплаты не приведет к резервированию денежных средств, к усилению контроля за оплатой. Указание даты оплаты всего лишь позволить построить график исходящих платежей.

Дата оплаты указывается в документе «Заказ поставщику» в поле «Оплата». Кроме того, желательно указать в поле «Б/счет, касса» банковский счет (кассу), из которого планируется осуществлять оплату (Рис. 1).

Рисунок 1 – заполненный документ «Заказ поставщику»

Если дата оплаты согласовывается с поставщиком уже после принятия им заказа, нужно зайти в уже существующий документ «Заказ поставщику» и указать в нем дату оплаты.

Аналогично, если в момент приема заказа от покупателя согласовывается дата его оплаты, в документе «Заказ покупателя» можно заполнить поля «Оплата» и «Б/счет, касса». Если дата оплаты согласуется с покупателем позднее, то эти поля нужно заполнить в уже проведенном документе «Заказ покупателя». Указание предполагаемой даты оплаты в документе «Заказ покупателя» не позволит финансовой службе предприятия рассчитывать на получение денег в срок и планировать их дальнейший расход, а всего лишь позволит построить график входящих платежей.

График планируемых входящих и исходящих платежей, включающий, в том числе оплаты по заказам покупателей и заказам поставщикам можно получить, построив отчет «Платежный календарь (с учетом заказов)».

Утверждение Заявок на расходование средств

Для планирования расхода денежных средств и контроля за таким расходом предназначен документ «Заявка на расходование средств».

Заявка подается в финансовую службу предприятия, например, в таких случаях:

• закупающим менеджером – на оплату поставщику;
• бухгалтером – на выплату налога;
• начальником отдела – на выдачу денег в подотчет его сотруднику.

Операция (цель) планируемой оплаты обязательно должна быть выбрана в документе. Кроме того, необходимо указать требуемую форму оплаты, сумму и валюту платежа. Желательно также указать предполагаемую «Дату расхода» и «Счет/Кассу», из которой планируется выплата.

При создании документа «Заявка на расходование средств» на основании документа «Заказ поставщику», данные реквизиты заполняются автоматически (Рис. 2).

Рисунок 2 – заполненный документ «Заявка на расходование средств»

Заявку на расходование средств должен утвердить финансовый директор (сотрудник финансовой службы). Утвержденной считается проведенная «Заявка на расходование средств».

Дата планируемого расхода определяется значением специального реквизита «Дата расхода», именно эта дата будет учитываться для включения данных в отчет «Платежный календарь».

ВАЖНО!
Любая проведенная заявка считается утвержденной, и по ней могут быть выданы (перечислены) деньги. Для Заявки может быть указано «Состояние»: Подготовлен, Утвержден, Отложен, Отклонен. Состояние заявки используется для анализа работы финансовой службы, но не влияет на дальнейшую работу с заявкой.

Чтобы отклонить заявку, нужно ввести документ «Закрытие заявок на расходование средств». Закрытая заявка считается отклоненной, и по ней не могут быть выданы (перечислены) деньги.Денежные средства, необходимые для выполнения заявки, можно зарезервировать в кассе (на банковском счете) или разместить в будущих поступлениях денежных средств. Механизм резервирования и размещения денежных средств очень похож на резервирование (размещение) товаров. Резервирование денежных средств можно провести вручную, для этого нужно заполнить таблицу на закладке «Размещение», указав места хранения средств (кассы, банковские счета, планируемые поступления денежных средств) и суммы резервируемых средств. Резервирование можно провести в автоматизированном режиме. Для этого необходимо установить флаги «Автоматическое резервирование» (для резервирования под Заявку имеющихся на предприятии средств) и «Автоматическое размещение» (для размещения Заявки в планируемых поступлениях средств), а затем нажать кнопку «Заполнить» — «Заполнить и провести».

На основании утвержденной заявки денежные средства могут быть выданы из кассы или перечислены с банковского счета. В системе для этого нужно ввести документ «Расходный кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее». Документы можно оформить на основании документа «Заявка на расходование средств».

ВАЖНО!
Если денежные средства выдаются (перечисляются) в рамках заявки, в документе «Расходный кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее» обязательно должна быть указана «Заявка на расходование средств». Иначе Заявка будет считаться невыполненной.

Для усиления контроля за расходованием средств можно запретить кассиру выдавать, а бухгалтеру перечислять денежные средства без утвержденной заявки или в сумме, превышающей сумму заявки. Для этого необходимо в «Настройках дополнительных прав пользователей» в группе «Документы» снять флаг «Разрешить проведение платежа без заявки» (Рис. 3).

Рисунок 3 – настройка дополнительных прав

ВАЖНО!
Запрет на проведение платежа без заявки контролируется только при оперативном проведении документа. Для того чтобы действительно не дать возможности кассиру выдавать денежные средства без заявки, нужно также запретить ему неоперативное проведение документа «Расходный кассовый ордер». При работе с безналичными денежными средствами контроль наличия заявки имеет смысл только тогда, когда документы вида «Платежное поручение исходящие» вносятся в систему, из нее распечатываются или передаются в систему «Клиент-банк». Только в этом случае бухгалтеру или другому сотруднику, формирующему платежные поручения, есть смысл запретить проведение платежа без заявки. Если расход безналичных денежных средств отражается тогда, когда получена выписка банка, то такой расход должен быть отражен полностью, независимо от того, были ли денежные средства перечислены по заявке или без нее. В таком случае бухгалтеру следует разрешить проведение платежа без заявки.

Утверждение Планируемых поступлений денежных средств

В том случае, если вероятность поступления средств достаточно высока и можно планировать дальнейший расход этих средств, вводится документ «Планируемое поступление денежных средств».

Если в документе «Заказ покупателя» указано дату предполагаемой оплаты, то это значит только то, что можно будет построить график входящих платежей. Если же на основании этого документа ввести документ «Планируемое поступление денежных средств» с той же датой, то можно будет при утверждении заявки документом «Заявка на расходование средств» размещать ее в документе «Планируемое поступление денежных средств», т.е. считать заявку обеспеченной еще не поступившими деньгами.

ВАЖНО!
Точно так же, как «Заявка на расходование средств», «Планируемое поступление денежных средств» считается утвержденным независимо от значения реквизита «Состояние». Чтобы отменить «Планируемое поступление денежных средств», нужно ввести документ «Закрытие планируемых поступлений денежных средств».

ВАЖНО!
Если денежные средства поступают в рамках «Планируемого поступления денежных средств», в документе поступления обязательно должен быть заполнен реквизит «Запланировано». Иначе будет считаться, что деньги по «Планируемому поступлению денежных средств» на самом деле не поступили.

Включение утвержденных Заявок на расходование средств и Планируемых поступлений денежных средств в платежный календарь

Включение «Заявки на расходование средств» в платежный календарь означает, что заявка не только утверждена, но взята под контроль финансовой службой предприятия. Финансовая служба не только будет следить за выполнением заявки, но и будет обеспечивать своевременное поступление в кассу (на банковский счет) денег, необходимых для выполнения заявки.Если Заявка подана для оплаты в рамках «Заказ поставщику», утверждена и включена в платежный календарь, то такой заказ считается оплаченным. Это видно в отчете «Анализ заказа поставщику». Такой подход объясняется тем, что закупающий менеджер, подавший заявку на оплату поставщику и получивший информацию о том, что заявка включена в платежный календарь, может не следить за выполнением заявки, т.к. вся ответственность за ее выполнение ложится на финансовую службу. Таким образом, с точки зрения закупающего менеджера «Заказ поставщику» оплачен.

Точно так же включение «Планируемого поступления денежных средств» в платежный календарь означает, что финансовая служба уверена в том, что денежные средства будут перечислены (переданы) плательщиком. Если эти средства не будут получены в срок, это будет значить, что они не перечислены банком или не доставлены курьером, но сам факт оплаты под сомнение не ставится.

Если «Планируемое поступление» проведено в рамках «Заказа покупателя» и включено в платежный календарь, то такой заказ считается оплаченным покупателем. Товары в рамках такого заказа могут быть отгружены, даже если договором предусмотрена 100%-ная предоплата и деньги фактически не поступили. Такой подход объясняется именно тем, что включение «Планируемого получения денежных средств» в платежный календарь обозначает полное доверие к покупателю; не поступление от него денежных средств в указанный срок может объясняться только независящими от него причинами и не должно влиять на отношения с ним.

Включение «Заявки на расходование средств» и «Планируемого поступления денежных средств» в платежный календарь – решение, принимаемое индивидуально для каждого документа. Для включения документа в платежный календарь нужно в документе заполнить флаг «Включать в платежный календарь» (Рис. 4).

Рисунок 4 – заполненный документ «Заявка на расходование средств»

Ввод неоплаченных платежных документов

Во всех документах фактического движения наличных и безналичных денежных средств есть флаг «Оплачено». Это значит, что такие документы могут быть введены в систему до того, как произошло фактическое поступление/расход денежных средств. Ввод неоплаченных платежных документов обозначает, что движение денежных средств состоится абсолютно точно (Рис. 5).

Рисунок 5 – заполненный, но неоплаченный документ «Платежное поручение исходящее»

Документы вида «Платежное поручение исходящие» могут формироваться в системе в тот момент, когда они отправляются в банк. Такая схема работы имеет следующие преимущества:

• платежные поручения могут быть введены на основании документов «Заказ поставщику» или «Поступление товаров и услуг» и заполнены автоматически;
• платежные поручения могут быть распечатаны или импортированы в систему «Клиент-банк»;
• после ввода в систему платежных поручений финансовый директор «сегодня» сможет достаточно точно определить, на какой минимальный остаток денежных средств (без учета поступлений) на расчетных счетах он может рассчитывать «завтра»;
• после получения банковской выписки при помощи обработки «Выписка банка» можно проконтролировать, все ли платежные поручения оплачены банком.

Неоплаченный документ «Платежное поручение входящее» есть смысл регистрировать в системе в такой ситуации: покупатель, по договору с которым предусмотрена предоплата, сообщает продающему менеджеру о том, что перечислил деньги и в подтверждение своих слов предоставляет платежное поручение или его факсовую копию. Если продающий менеджер принял решение отгружать товар, он вносит платежное поручение в систему.

Неоплаченный документ «Приходный кассовый ордер» есть смысл регистрировать в системе в такой ситуации: покупатель делает заказ продающему менеджеру; продающий менеджер выписывает приходный кассовый ордер и вручает его покупателю; покупатель производит оплату в кассу. В таком случае продающий менеджер формирует «Приходный кассовый ордер», а кассир лишь ставит в нем отметку об оплате.

Неоплаченный документ «Внутреннее перемещение наличных денежных средств» есть смысл регистрировать в системе в такой ситуации: сотрудник финансовой службы, выдавший распоряжение о перемещении денег, формирует документ. Кассир кассы-получателя в момент получения денег ставит пометку об оплате.

Формирование платежного календаря

При помощи отчетов «Платежный календарь» и «Платежный календарь (с учетом заказов)» можно получить прогноз движения денежных средств по предприятию на выбранный период, определить, в какие моменты может возникнут дефицит денежных средств.

ВАЖНО!
Отчеты «Платежный календарь» и «Платежный календарь (с учетом заказов)» не имеет смысла формировать за периоды, в которых уже прошли фактические движения денежных средств. Для получения достоверной информации необходимо определять дату начала отчета не раньше, чем сегодняшняя дата.

Рисунок 6 – отчет «Платежный календарь»

При прогнозировании движения денежных средств в отчете «Платежный календарь» (Рис. 6) учитываются:

• неоплаченные входящие документы: планируется поступление по неоплаченным документам «Платежное поручение исходящее», «Приходный кассовый ордер»; планируется поступление в кассу-получателя (на счет-получателя) по неоплаченным документам перемещения денежных средств;
• документы планирования поступлений: планируется поступление по документам «Планируемое поступление денежных средств», включенным в платежный календарь;
• неоплаченные исходящие документы: планируется расход по неоплаченным документам «Платежное поручение входящее», «Расходный кассовый ордер»; планируется расход из кассы-отправителя (со счета-отправителя) по неоплаченным документам перемещения денежных средств;
• заявки на расходование средств: планируется расход по документам «Заявка на расходование средств», включенным в платежный календарь.

Таким образом, в отчет «Платежный календарь» попадают наиболее вероятные планируемые движения денежных средств: неоплаченные, но подтвержденные документально платежные документы, а также документы «Планируемое поступление денежных средств» и «Заявка на расходование средств», включенные в платежный календарь.

Это значит также, что с точки зрения отражения в платежном календаре такие документы равнозначны. Например, если в рамках документа «Заявка на расходование средств» ввести неоплаченный документ «Платежное поручение исходящее», прогнозируемая сумма остатка на расчетном счете не изменится.

ПРИМЕР

1. Оформленный документ «Заявка на расходование средств» на 06.12.2014 г., с установленным флагом «Включается в платежный календарь» в отчете «Платежный календарь» будет отражаться в строке «Заявка на расходование средств» (Рис. 7).

Рисунок 7 – отчет «Платежный календарь»

2. На основании документа «Заявка на расходование средств», оформляется неоплаченный документ «Платежное поручение исходящее» от 06.12.2014 г., который в отчете «Платежный календарь» будет уже отражаться не в строке «Заявка на расходование средств», а в строке «Неоплаченные исходящие документы» (Рис. 8).

Рисунок 8 – отчет «Платежный календарь»

То есть, планируемый остаток денежных средств на банковском счете на 06.12.2014 г. не измениться.

При прогнозировании движения денежных средств в отчете «Платежный календарь (с учетом заказов)» учитываются те же документы, а также (Рис. 9):

• заказы покупателей: планируется поступление по документам «Заказ покупателей», в которых проставлена дата оплаты и в рамках которых не введены документы «Планируемое поступление денежных средств», включенные в платежный календарь;
• заказы поставщикам: планируется расход по документам «Заказ поставщикам», в которых проставлена дата оплаты и в рамках которых не введены документы «Заявка на расходование средств», включенные в платежный календарь.

Рисунок 9 – отчет «Платежный календарь (с учетом заказов)»