Использование внутренних заказов в бизнес-процессах снабжения
Приведенные в статье примеры воспроизводились в конфигурации «Управление производственным предприятием для Украины», редакция 1.3. Методика, описанная в статье, актуальна для конфигураций «Управление торговым предприятием для Украины», редакция 1.2 и «Управление торговлей для Украины», редакция 2.3.
В этой статье приведены общие схемы бизнес-процессов снабжения с использованием внутренних заказов и рассмотрены следующие вопросы:
- формирование плана закупок на основании внутренних заказов;
- сопоставление плана закупок и внутренних заказов;
- размещение внутренних заказов в заказах поставщикам: с использованием кнопки «Заполнить и провести» и подбора при заполнении табличной части документа «Заказ поставщику».
Общие схемы бизнес-процессов снабжения с использованием внутренних заказов
В этом разделе на схемах иллюстрируется один из вариантов бизнес-процессов по удовлетворению потребностей предприятия в закупаемых ТМЦ с использованием внутренних заказов:
Формирование плана закупок
Формирование плана закупок для бизнес-процессов снабжения не является обязательным, и может быть целесообразным, например, в следующих случаях:
- необходимо собрать вместе все потребности в ТМЦ, поступившие от разных подразделений на очередной период планирования закупочной деятельности;
- необходимо выполнить суммовую оценку объема потребностей, в том числе для согласования бюджета закупок.
План закупок может быть заполнен автоматически на основании неисполненных внутренних заказов. Для этого предназначен «Помощник планирования», который можно вызвать из формы документа по кнопке «Заполнить».
Подробнее описано в статье «Формирование плана закупок на основании внутренних заказов».
Сопоставление плана закупок и внутренних заказов
На практике утверждение плана закупок может сопровождаться несколькими итерациями корректировок и согласований состава плана между снабженцами, финансистами и подразделениями-заказчиками. При этом возникает необходимость сопоставления плана закупок и внутренних заказов.
Для сопоставления позиций указанных во внутренних заказах, и позиций отраженных в плане закупок, предназначен отчет «Анализ внутренних заказов» и группа его показателей «План закупок» (Рис. 1).
В отчете предусмотрена возможность отобрать позиции внутренних заказов, которые:
- полностью включены в план закупок;
- частично включены в план закупок;
- не включены в план закупок.
В отчете можно указать сценарий, по которому будут отобраны позиции из плана закупок:
Рисунок 1 – отчет «Анализ внутренних заказов»
На основе сведений из этого отчета можно, например, принимать решение об исключении из внутренних заказов позиций, которые не вошли в окончательный план закупок.
Размещение внутренних заказов в заказах поставщикам
В этом разделе рассматриваются способы указания внутренних заказов (заполнения реквизита «Заказ») непосредственно в документе «Заказ поставщику».
Помимо выбора внутреннего заказа вручную из списка для каждой строки табличной части, могут использоваться два других способа заполнения данного реквизита, которые описаны далее в этом разделе:
- С использованием подбора (в процессе ввода строк в документ);
- С помощью кнопки «Заполнить и провести» (после ввода строк в документ).
Заполнение реквизита «Заказ» в документе «Заказ поставщику» с использованием подбора
Вид подбора «По заказам (покупателя, внутренний)» может быть полезен в случае, когда на предприятии заказы на закупку создаются на основании внутренних заказов. В данном режиме можно подбирать позиции как внутренних заказов, так и заказов покупателей. В форме подбора для позиции номенклатуры указывается заказ и количество, которое осталось по нему обеспечить.
В случае если в подборе установлен признак «Запрашивать количество», будет предоставлена возможность указать количество, по умолчанию оно будет заполнено из колонки подбора «Осталось обеспечить».
При выборе позиции в табличной части документа автоматически заполнится колонка «Заказ» (Рис. 2).
Рисунок 2 – заполнение документа «Заказ поставщику» через кнопку «Подбор»
Заполнение реквизита «Заказ» в документе «Заказ поставщику» с помощью кнопки «Заполнить и провести»
Этот сервис может быть полезен в случае, когда на предприятии применяются заказы на закупку с фиксированным объемом: долгосрочные контракты, графики поставок и т.п. Т.е. уже сформированы заказы поставщику, и в этих документах необходимо указать, в обеспечение каких внутренних заказов поступит та или иная позиция от поставщика.
ВАЖНО!
При нажатии на кнопку «Заполнить и провести» предлагается возможность выбора видов заказов (внутренний и/или покупателя), которыми следует заполнять колонку «Заказ» (Рис. 3).
Рисунок 3 – заполнение колонки «Заказ» через кнопку «Заполнить и провести»
Колонка «Заказ» будет заполнена по неисполненной части этих заказов за минусом позиций, которые уже зарезервированы на складах или размещены в других заказах (поставщику, внутренних, на производство).
При заполнении внутренние заказы и/или заказы покупателей будут подбираться в порядке возрастания даты отгрузки (соответствующий реквизит документов).
